Gästeliste zur Hochzeit erstellen: 6-Schritte-Plan und Vorlage zum Download
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Mit den folgenden Tipps könnt ihr euch einen durchdachten Plan erstellen und erhaltet zudem einen guten Überblick über eure Gäste
Für viele Frischverlobte ist die Gästeliste ein schwieriges Unterfangen. Sie ist jedoch essenziell für alle weiteren Planungen! Die Anzahl der Gäste bestimmt schließlich nachhaltig die Auflagenhöhe der Papeterie, die Größe der Location und die Kosten für Verpflegung und Catering. Der Rattenschwanz ist lang, denn natürlich muss nebenher auch noch geschaut werden, ob alle Gäste in die Trau-Location passen, wie viele Blumengestecke für die Tischdeko benötigt werden und in welchem Umfang Gastgeschenke oder Candy Bar-Süßigkeiten besorgt werden müssen.
Ihr solltet euch daher schon kurz nach der Verlobung zusammensetzen und den groben Rahmen für die Hochzeitsfeier festlegen. Die Gästeliste für die Hochzeit bietet somit einen ersten Eindruck von der Größe eurer Feier.
Damit die Planung der Gästeliste für euch einfacher wird, haben wir hier einen einfachen 6-Schritte-Plan für einen guten Überblick für euch zusammengefasst. Am Ende des Artikels wartet zudem eine Gästeliste zum Download auf euch!
Ladet wirklich nur die Gäste ein, die ihr persönlich gerne dabeihaben möchtet. Onkel Fritz, den ihr seit 6 Jahren nicht gesehen habt, muss nicht eingeladen werden, nur weil er zur Familie gehört. Es ist eure Feier und ihr müsst niemanden aus reiner Höflichkeit einladen, „weil man das halt so macht“!
1.Vorbereitung für die Gästeliste: Groben Rahmen besprechen
Braut und Bräutigam sollten sich zunächst über den Rahmen einig sein, in dem die Hochzeit stattfindet. Nur eine kleine standesamtliche Trauung im engsten Familienkreis? Oder das volle Programm mit Kirche und im Schloss und das ganze Dorf wird eingeladen?
Macht euch zudem Gedanken über euer Budget, denn auch dieses bestimmt die Gästeliste in hohem Maße. Je mehr Budget vorhanden ist, desto mehr Gäste können eingeladen werden. Die Anzahl der Gäste ist obendrein einer der größten Posten auf dem Budget-Plan; um viel Geld einzusparen, kann man hier also direkt die Anzahl der Gäste etwas verringern.
Vielleicht habt ihr aber auch schon eine Location im Auge, die es unbedingt werden muss? Wie viele Personen finden hier Platz? Die Größe der Hochzeits-Location kann ebenfalls die Anzahl der Gäste begrenzen.
Kurz zusammengefasst:
Wie groß soll die Hochzeitsfeier werden?
Entspanntes Gartenfest oder luxuriös im Schloss?
Wie hoch ist das Budget?
Bestimmt die Gästeanzahl das Budget?
Bestimmt das Budget die Gästeanzahl?
Wie viele Gäste passen in eure Wunsch-Location?
Bestimmt die Größe der Location die Anzahl der Gäste?
Seid euch außerdem im Klaren darüber, dass die Partner eurer Gäste höflicherweise gerne mit eingeladen werden, auch wenn ihr sie noch nicht persönlich kennt. Zudem solltet ihr euch Gedanken darüber machen, ob auch Kinder auf eurer Feier willkommen sind. Egal wie wie euch entscheidet, es wird entsprechende Konsequenzen haben, beispielsweise benötigt ihr dann eventuell eine Kinderbetreuung. Solltet ihr lieber ohne Kinder feiern wollen sagen möglicherweise einige Gäste ab.
Sollten Kolleginnen und Kollegen eingeladen werden ist es hier allerdings absolut legitim diese ohne Ihre Partner einzuladen, da sie als "geschlossene Gruppe" kommen.
Für eine gute Übersicht ist es sinnvoll, die Gäste in verschiedene Gruppen einzuteilen. Beispielsweise kann man hier trennen in „Gäste der Braut“, „Gäste des Bräutigams“ und „Gemeinsame Freunde“, so erhaltet ihr eine gleichmäßige Mengen-Verteilung. Natürlich ist auch eine allgemeinere Unterteilung, zum Beispiel in Familie, Freunde, Kollegen, Verein o. Ä., denkbar. Auf diese Weise erleichtert ihr euch schon vorab die spätere Arbeit an der Tischordnung.
Wichtig: Wenn ihr noch unschlüssig bezüglich der finalen Anzahl der Gäste seid, kategorisiert die Gäste zuerst in Prioritätengruppen.
„Muss unbedingt kommen“ – „Hätten wir sehr gerne dabei“ – „Kann eventuell kommen“.
Natürlich könnt ihr auch die Varianten miteinander vermischen; benutzt dazu zum Beispiel unsere
Vergesst bei all der Planung auch die Dienstleister nicht, die den ganzen Tag mit euch verbringen, wie z.B. DJ, Fotografen, Zeremonienmeister etc. Auch sie sollten als "Gast" mit einberechnet werden und am Buffet teilnehmen können.
Und jetzt – schreibt einfach erstmal alle auf, die ihr gern auf eurer Hochzeit sehen würdet! Das geht wirklich ganz entspannt auf dem Sofa.
Nichts ist wichtiger als die gemeinsame Gästeauswahl. Vielleicht möchte euer Partner unbedingt jemanden einladen, den ihr selbst aber nicht dabeihaben wollt? Vielleicht fühlt ihr euch verpflichtet, alte Freunde einzuladen, weil ihr vor Jahren auch auf ihrer Hochzeit wart? Gründe für Unstimmigkeiten gibt es viele. Geht sie mit Bedacht an und setzt diese Personen vielleicht erstmal auf eine separate „Kompromiss-Liste“. Über die dort aufgeführten Personen könnt ihr noch diskutieren oder sie gegebenenfalls später nachladen.
Schaut auch noch einmal gemeinsam mit euren Eltern über eure Gästeliste, ob ihr jemanden vergessen habt. Sie können ein guter Impulsgeber sein. Letztendlich ist es aber allein eure Entscheidung, wen ihr wirklich zur Hochzeitsfeier einladen möchtet!
Bleibt vor allem aber auch realistisch: Jeder Gast kostet Geld. Ihr könnt mit Kosten von ca. 150-250 Euro pro Gast rechnen, wenn alle personenbezogenen Dinge wie Papeterie, Gastgeschenke, Catering, Blumendeko usw. mit einberechnet werden.
4.Nun noch die Gästeliste verfeinern
Steht die grobe Gästeliste fest, habt ihr einen soliden Grundstein, um die weitere Planung anzugehen und etwa die Location zu buchen. An dieser Stelle könnt ihr auch noch nachjustieren, bei Budget-Knappheit Gäste streichen oder sie innerhalb der Hierarchien verschieben. Ihr könnt im Nachhinein immer noch Leute nachladen, wenn ihr wollt. Gäste wieder auszuladen ist dagegen fast unmöglich.
Ihr könnt nun auch weitere Einzelheiten in der Liste vermerken wie „Vegetarier/Veganer“, „Nahrungsmittelunverträglichkeiten“, „mit Rollstuhl“, „kommt mit Kind“ etc. Anmerkungen wie „Oma muss nah an Buffet/Toilette sitzen“, „Dienstleister“ usw. sind ebenso denkbar.
Zudem sind zusätzliche Spalten – falls ihr mit Excel arbeitet – sehr hilfreich. Dort könnt ihr schnell erfassen, ob Save-the-Date-Karten oder Einladungen schon verschickt wurden, ob die Personen ein Hotel oder Taxi benötigen und was geschenkt wurde. Auch Kontaktdaten wie Adressen und Telefonnummern können praktisch sein und euch die Arbeit erleichtern, wenn ihr alles auf einem Blick habt!
In Corona-Zeiten war dies ohnehin sehr wichtig für die Nachverfolgung eine komplette Gästeliste mit allen Kontaktdaten zu haben. Sowohl für das Hygiene-Konzept in der Location, als auch zur Nachvollziehbarkeit eventueller Ansteckungen.
Hat eure Gästeliste das Budget gesprengt und ihr müsst nun einige Personen wieder streichen? So hart es auch klingt, aber ihr könnt einfach nicht die ganze Welt teilhaben lassen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, um die Liste auszudünnen.
Nur die engsten Freunde einladen und eventuell Gäste nachrücken lassen
Gäste aufteilen, einige nur zu Trauung und zum Sektempfang einladen, ein paar später zum Buffet und einige Freunde erst abends zur Party kommen lassen
Einen großen Polterabend veranstalten
Zu einer After-Wedding-Party einladen (Hochzeitsfotos schauen bei einer Grillparty z.B.)
Jetzt nur im kleinen Kreis heiraten und noch 1 Jahr weitersparen für die große Hochzeit
6.Fettnäpfchen vermeiden – Krisenmanagement für eure Gäste
Um Konflikte – und ja, die können schnell kommen, denn man kann es kaum jedem recht machen – im Vorfeld zu vermeiden, solltet ihr heikle Themen offensiv angehen. Erklärt ruhig und sachlich, warum ihr Person A einladet, aber Person B nicht willkommen ist. Manchmal soll es eben nur eine Feier im engsten Kreis werden. Nennt das Problem beim Namen, indem ihr auf den Platzmangel in der Location eingeht, das Budget-Problem ansprecht oder ehrlich sagt, dass ihr Konflikte mit dieser Person vermutet. Wollt ihr die Party am Abend lieber ohne Kinder gestalten? Dann müsst ihr zudem mit einigen Absagen der Eltern rechnen. So schade es auch ist, es ist besser, die Fronten vorab zu klären, als letztendlich böse Überraschungen am Tag der Hochzeit zu erleben.
Personen, die eigentlich sehr willkommen wären, könnt ihr alternativ auch zu einem Polterabend bzw. einer Pre-Wedding-Party einladen. In lockerer Atmosphäre spart ihr so die hohen Catering-Kosten auf der Hochzeit und könnt stattdessen einfach ein paar Salate selbst zusammenstellen.
Bei all dem Stress der vor allem auch das Gästemanagement so mit sich bringen kann, solltet ihr aber vor allem auf euer Herz hören und den Spaß bei der Hochzeitsplanung nicht vergessen!
Tipps zusammengefasst:
Groben Rahmen wie Budget, Stil und Größe festlegen
Gäste für eine bessere Übersicht in Gruppen einteilen z.B.
