Der perfekte Ablauf eurer Hochzeit
Wie ihr in 5 einfachen Schritten den Ablauf für die Hochzeit selbst planen könnt!
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Damit an eurem Festtag alles reibungslos funktionieren kann, ist ein sinnvoller Ablauf für eure Hochzeit unerlässlich. Natürlich sollten nicht nur eure Gäste einen Überblick darüber haben, welcher Programmpunkt als nächstes ansteht. Ein detaillierter Tagesablauf zur Hochzeit dient vielmehr in erster Linie euch, damit ihr den Tag der Hochzeit besser planen und entsprechende Verantwortlichkeiten auf einen Blick sehen könnt.
Natürlich ist jede Hochzeit einzigartig, deshalb gibt es keinen Masterplan für den perfekten Tagesablauf zur Hochzeit. Es kommt beispielsweise darauf an, ob ihr die standesamtliche Trauung und eure Party auf einen Tag legt oder lieber aufteilt. Zudem solltet ihr im Vorfeld entscheiden, welche Programmpunkte euch wichtig sind und deshalb auf eurer Hochzeit nicht fehlen dürfen.
In diesem Artikel erklären wir, wie ihr auch ohne Weddingplanner einen optimalen Zeitplan für eure Hochzeit erstellt und geben euch Tipps für eine schnelle und einfache Umsetzung.
© Foto von: Oscar Ivan Esquivel Arteaga / Unsplash
Schritt 1 – Überblick über die wichtigen Tagespunkte der Hochzeit
Überlegt euch, was euch am Tag eurer Hochzeit besonders wichtig ist. Meist steht der grobe Rahmen in Form von Trauung – Essen – Party bereits fest, ihr habt allerdings verschiedene Möglichkeiten, den Tagesablauf zu eurer Hochzeit individuell zu gestalten. Wann soll zum Beispiel die Hochzeitstorte angeschnitten werden? Soll der Sektempfang direkt nach der Trauung oder doch erst in der Location stattfinden?
Schreibt im ersten Schritt zunächst einmal auf, was euch wichtig ist. Die genauen Uhrzeiten sind in diesem Schritt noch nicht von Bedeutung. Fototermin, Hochzeitstanz, Tortenanschnitt, Brautstraußwurf und Feuerwerk? Je mehr Programmpunkte ihr einplant, desto mehr Zeit benötigt ihr auch am Ende. Notiert euch auch das Getting Ready und plant genug Zeit für Fahrtwege ein.
Doch was zählt als eigener Programmpunkt und wie lange dauern die einzelnen Aktivitäten am Hochzeitstag ungefähr? Wir haben euch im Folgenden eine grobe Übersicht zusammengestellt, an der ihr euch orientieren könnt. Diese Zeiten sind dabei nicht in Stein gemeißelt, sondern richten sich vor allem immer nach eurer individuellen Hochzeitsgesellschaft.
© Foto von: Emma Bause / Pexels
| Programmpunkt am Hochzeitstag | geschätzte Zeit |
|---|---|
| Getting Ready (Make-Up, Styling, ankleiden) | ca. 2,5h |
| Fahrt zur Trauung | ca. 20-30 min. |
| First-Look-Shooting | ca. 30 min. |
| Standesamtliche Trauung | ca. 30-40 min. |
| Freie/kirchliche Trauung | ca. 1h |
| Gratulationen | ca. 15-30 min. |
| Sektempfang | ca. 30-40 min. |
| Spiele nach der Trauung z.B. Baumstammsägen, Bettlaken zerschneiden, Ballons steigen lassen |
ca. 30-60 min. |
| Gruppenfotos | ca. 30 min. |
| Paarfotos | ca. 1-2h |
| Fahrt zur Location | ca. 30 min. |
| Hochzeitsrede | bitte max. 5 Minuten! |
| Essen | ca. 2-2,5h |
| Hochzeitstorte | ca. 30-60min. |
| Eröffnungstanz/Abschlusstanz | ca. 15 min. |
| Brautstraußwurf/Strumpfbandversteigerung | je ca. 15 min. |
| Spiele/andere Programmpunkte | ca. 15-30 min. |
© Foto von: Alexandra Gor / Ablaufplan: Weserbraut
Schritt 2 – Uhrzeiten festlegen und Zeitpuffer einplanen
Nachdem ihr nun eine Einschätzung habt, wie lange die einzelnen Punkte dauern, könnt ihr eure geplanten Aktivitäten in eine sinnvolle Reihenfolge bringen. Beginnt hierbei am besten mit dem Herzstück des Tages: der Trauzeremonie. Meist steht zudem auch schon eine Uhrzeit für die Ankunft bei der Feier-Location fest.
Wenn euch diese Informationen vorliegen, könnt ihr anhand der Zeitfenster oben ganz leicht zurückrechnen. Beginnt die Trauung beispielsweise um 14 Uhr, rechnet ihr eine halbe Stunde für die Anfahrt ab. Wenn ihr entsprechend weitere 2,5 Stunden für das Getting Ready einplant, wisst ihr, dass ihr ab 11 Uhr damit beginnen solltet, euch fertigzumachen und die Abfahrt zur Traulocation für 13:30 Uhr angesetzt werden muss.
Je nach Entfernung und aktueller Verkehrslage (Glatteis im Winter oder Stau während der Sommerferien) solltet ihr zudem immer einen zusätzlichen Puffer mit einberechnen. Vielleicht ist Oma Hanni auch nicht gut zu Fuß und braucht etwas länger, um Ihren Platz in der Kirche zu erreichen? All diese Kleinigkeiten solltet ihr bedenken und lieber etwas Luft lassen. Schließlich ist auch denkbar, dass eure Lieben noch eine Überraschung für euch geplant haben!
Sollten die Gäste Leerlaufzeiten auf der Hochzeit haben, zum Beispiel während eures Paarshootings, könnt ihr Sie bei Häppchen und Sektempfang ruhig sich selbst überlassen. Ihr könnt sie auch bitten, direkt das Gästebuch auszufüllen. Eine Candybar, die beliebte Fotobox, eine Hochzeitszeitung oder ein paar Spiele sind beispielsweise gut geeignet, um eure Gäste zu unterhalten. Lasst ihnen aber auch genug Zeit zum Ausruhen und für anregende Gespräche untereinander. Nicht jede Minute sollte durchgetaktet sein!
© Foto von: Freepik-Diller / Freepik
Schritt 3 – Ablauf der Hochzeit im Detail planen
Den größten und wichtigsten Teil habt ihr nun bereits erledigt und euer Tagesplan zur Hochzeit braucht nur noch etwas Feinschliff. Für die Detailplanung empfehlen wir, ein paar der Punkte noch weiter aufzuschlüsseln und verantwortliche Personen und Ansprechpartner daneben zu schreiben. Wer sollte wann wo sein, was ist genau zu tun und wie ist die Person erreichbar?
Hierfür wäre eine Telefonliste eurer Dienstleister praktisch. Ebenfalls sinnvoll ist ein Koordinator, der am großen Tag dafür sorgt, dass ihr in Ruhe „Gäste auf eurer eigenen Hochzeit sein dürft“.Er sorgt eigenverantwortlich dafür,, dass alle Gäste zur rechten Zeit am rechten Ort sind und alle Programmpunkte eingehalten werden.
Diese Aufgabe solltet ihr nur jemandem anvertrauen, auf den ihr euch verlassen könnt. Alternativ kann es sich lohnen, einen Hochzeitsplaner als Zeremonienmeister zu buchen. So könnt ihr entspannt feiern, ohne selbst auf die Uhr zu schauen!
© Foto von: Sven Hüsemann / Ablaufplan: Weserbraut / Armband: Grafengold
Schritt 4 – Ablaufplan für die Hochzeit finalisieren und überprüfen
Nachdem ihr nun alle wichtigen Punkte bedacht und auch die kleinen Details festgehalten habt, könnt ihr noch einmal eine unabhängige Person über euren Plan schauen lassen. Kontrolliert noch einmal, ob alle Uhrzeiten und Kontaktdaten stimmen und ob ihr genug Freiräume zwischen den einzelnen Programmpunkten gelassen habt. Fehlt noch etwas oder kann ein Punkt womöglich gestrichen werden?
Ein paar Wochen und dann noch einmal einige Tage vor der Hochzeit empfiehlt es sich, noch einmal alle Punkte mit den verschiedenen Dienstleistern und Helferlein durchzugehen, damit auch alle auf dem gleichen Stand sind und nichts vergessen wird.
© Foto von: Penin_Sula / Freepik
Schritt 5 – Den Ablauf der Hochzeit frühzeitig kommunizieren
Natürlich bekommen eure Gäste nicht den gesamten Ablaufplan zu sehen, sondern nur die für sie relevanten Punkte. Lassen sich aus eurem Tagesablauf 4-7 Punkte herausfiltern, die wichtig für die Gäste sind? Die Uhrzeit der Trauung, Punkte wie Sektempfang, Essen, das Anschneiden der Torte oder andere Highlights könnten für eure Hochzeitsgesellschaft wichtig sein. Diese solltet ihr ihnen deshalb auch mitteilen!
Die Punkte könnt ihr mit hübschen Icons versehen und entweder von eurem Papeterie-Designer gestalten lassen oder selbst zusammenbasteln. Es gibt viele Möglichkeiten, den zeitlichen Ablauf der Hochzeit an eure Gäste zu kommunizieren. Einige Beispiele möchten wir euch vorstellen:
- Flyer auf den Sitzen der Kirchenbank
- In Kombination mit den Freudentränen/im Kirchenheft
- Gestaltet als Fächer am Stiel
- Als großes Schild für alle Gäste gut sichtbar aufgestellt
- Als Beilage zur Einladung
- In Form eines Festival-Armbands
© Mockup von: rawpixel.com / Freepik / Ablaufplan: Weserbraut
Für euch zusammengefasst
Ihr seht, das Erstellen eines Ablaufplanes für die Hochzeit ist wirklich nicht schwer.
Wenn ihr euch zunächst einen Überblick verschafft, welche wichtigen Tagespunkte stattfinden sollen und wie lange sie dauern, könnt ihr euch anschließend einen Zeitplan mit Uhrzeiten zusammenstellen. Dabei solltet ihr ausreichend Freiräume lassen und nicht alles minutengenau timen. Anschließend könnt ihr im Detailplan die Aufgaben bestimmten Personen zuordnen und die entsprechenden Kontaktdaten notieren. Wenn ihr dann den finalen Hochzeitsablauf noch einmal besprochen habt, müsst ihr die wichtigsten Tagespunkte nur noch euren Gästen mitteilen.
